• Рустам Айнетдинов
    Deputy Chief Executive Officer
    Привет! Добро пожаловать в курс «Метод GTD: как доводить 100% задач до завершения». Курс посвящен крутому инструменту, который я опробовал на себе и хочу им поделиться.

    Он помог мне повысить мою эффективность на 60%.
    
    Не стоит надеяться на свою память. Основа моей продуктивности в том, что я не держу в голове все текущие проблемы и задачи.
    В одну единицу времени я решаю только одну задачу, что позволяет мне быть в ней максимально эффективным, не выгорать и получать удовольствие от работы в целом.

    В этом мне помогла книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», написанная в 2001 году.
    Теперь у тебя есть возможность получить ее краткую выжимку и использовать описанный фрейм, с помощью которого ты сможешь наглядно увидеть свои результаты уже через неделю.
    
    Гарантирую, что ты станешь продуктивнее и спокойнее, а проблема выгорания будет отходить на второй план.
Часто утро руководителя может выглядеть так:
Ты в процессе написания инструкции для своего отдела и в с whatsapp пишет друг с просьбой помочь советом, а в slack приходит сообщение из канала, где требуется твое включение в решение острой проблемы.

А после ответа в slack и другу тебе звонят из фитнес-центра с предложением об акции, еще на почту приходит сообщение из skyeng пополнить баланс уроков.

Кроме этого, звонит хозяйка квартиры и просит оплатить коммуналку, которую она сейчас отправила в мессенджере.

Затем тебе вновь отвечают в slack по первой проблеме, а еще руководитель попросил поделиться фидбэком по прошедшему собеседованию кандидата.

И вот спустя 3 часа работы ты так и не написал инструкцию для команды. Но теперь к тебе в офисе подошла коллега и предложила вместе выпить кофе.

Типичный день, когда почти каждую минуту ты засыпан текущими и новыми задачами, жонглируешь одновременно десятками проектов и процессов.

Бывало с тобой такое?

В этом курсе ты:
Цель курса:
Научишься работать с большим потоком входящей информации и доводить 100% задач до завершения!
Успешные кейсы использования GTD от коллег из Skyeng
Карта курса:
10 мин.
Подготовка
рабочего пространства
Структура дня по GTD

30 мин.
10 мин.
Как внедрить GTD в свою работу
5 мин.
Что такое Getting Things Done
20 мин.
Итоги обучения
5 мин.
Вводная часть — ты сейчас здесь!
Эксперты и вдохновители:
  • Рустам Айнетдинов
    Deputy Chief Executive Officer
  • Дэвид Аллен
    Автор метода GTD и книги «Как привести дела в порядок»
  • Темур Джурхадзе
    HR Business Partner — Operations
Ну что, погнали?
Что такое GTD
GTD (Getting Things Done) — это система управления временем и структурирования задач.
Система GTD помогает стать продуктивнее и взять под контроль свою жизнь, избавиться от стресса и сосредоточиться не на запоминании задач, а на их выполнении.

Дэвид Аллен основывает данный подход на такой предпосылке: нашему мозгу сложно удерживать в «оперативной памяти» в один момент времени большое количество различных задач и операций, это тратит его ресурсы зря, и поэтому наша продуктивность сильно снижается.

Эта мысль была подтверждена американским учёным-психологом Джорджем Миллером. В результате экспериментов он выявил закономерность, что единовременно мы можем удерживать в голове не больше семи вещей за раз, а продуктивно работать только с одной, максимум тремя вещами.
Стресс снижает когнитивные способности
Мы уже привыкли к постоянному чувству волнения и напряжения из-за больших объемов информации.

В таком состоянии действительно трудно мыслить креативно, создавать, творить, придумывать что-то новое.

Каким же образом метод GTD позволяет снизить стресс и повысить продуктивность? Давай разберемся и начнем с ключевых принципов метода.
В основе GTD лежат
2 ключевых принципа:
Принцип 1. Освободить голову
Хранить текущие дела не в голове, а в едином месте для всех входящих задач. На этом принципе базируется весь метод GTD.
Принцип 2. Использовать алгоритмы
Использовать не спонтанное планирование, а продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.
Метод GTD состоит из 4 этапов:
Этап 1. Сбор
входящей информации
Этап 2. Обработка
входящей информации
Этап 3. Выполнение
задач
Этап 4. Обзор
задач
Начни с подготовки
Но перед тем, как мы рассмотрим каждый из этапов GTD подробнее, давай подготовим рабочее пространство и разберем несколько важных примеров, которые сильно упростят твои рабочие будни и позволят проще внедрить метод GTD. Скроль вниз, и мы начинаем!
Организуй свое рабочее пространство
  • Идеальное рабочее место — то, где ничего не отвлекает от работы.
    Всё, что есть у тебя на рабочем столе и рядом, должно способствовать концентрации и помогать работать лучше.
*Переключайся между вкладками, чтобы открыть описание
Главное правило порядка на рабочем столе: не держать на нем то, что никак не помогает работе и засоряет пространство.
Если твой рабочий стол захламлен, начни с чистого листа — просто убери с него всё, кроме критически важных для работы предметов: компьютера, клавиатуры, мыши, телефона. Возьми за правило раз в месяц проводить ревизию и убирать со стола все ненужное.
Приведи ноутбук в порядок — очисти и структурируй свой рабочий стол. Оставь в браузере только 3−5 активных вкладок, это должны быть те задачи, с которыми ты работаешь прямо сейчас.
Обычно мы держать открытыми большое количество вкладок из страха, что можем потерять важную информацию, чтобы этого не произошло закрепляй такие ссылки в «избранных» объединив их по смысловым направлениям.
См. пример —>
Также тебе поможет последующий разбор этапов GTD, где мы обсудим как работать со всей входящей информации.
Чтобы упростить работу с большим количеством активных каналов и разговоров в Slack, создай и сгруппируй все каналы и диалоги по смысловым направлениям на боковой панели рабочего пространства.
Так тебе не придется бесконечно скролить панель и ты всегда будешь понимать объем входящей информации. Это поможет в приоритезации и значительно ускорит работу. Попробуй сам!
[ЗАДАНИЕ]
  • Проверь себя по чек-листу перед тем как идти дальше.
  • При необходимости очисти свое рабочее пространство.
Структура дня по GTD
  • Давай подробно разберем все этапы метода GTD.
    Нажимай последовательно на каждый этап и сразу пробуй отрабатывать на практике.
ЭТАП 1
Этап 1. Cбор входящей информации
Цели этого этапа:
  • Собрать в одном месте все входящие задачи, с которыми тебе нужно будет работать.
  • Освободить свою память от списка дел.
Главный принцип GTD:
Хранить все текущие дела не в голове, а в едином месте для входящих задач.
Это означает, что абсолютно всю входящую информацию: задачи, идеи, проекты, требующие твоего внимания, важно фиксировать и записывать. Так ты освободишь себя от необходимости держать информацию в голове, и тем самым перестанешь испытывать постоянный стресс от того, что ты что-то забыл.
На следующем этапе «Обработка входящей информации» ты сможешь принять взвешенное решение по каждой задаче.
Создай единое место для всей входящей информации
Для фиксации входящих задач используй любые сервисы для планирования задач:
Asana, jira, trello, todoist, tweek, monday и т. д.

Если у тебя нет опыта использования этих программ, то начни с jira или asana, многие в компании уже работают с ними.

При выборе приложения важно лишь одно, чтобы тебе было максимально удобно им пользоваться и регулярно обрабатывать информацию.
Важно!
Когда ты только начнешь использовать метод GTD, постарайся освободить голову от всей накопившейся информации.

Запиши в специально выделенное место всё, что:
  • тебе нужно или хочется сделать,
  • занимает твою голову последние несколько дней или недель,
  • мешает сосредоточиться или вспоминается в неподходящий момент.
Посмотри пример:
  • Все идеи и задачи, которые приходят ко мне в голову, а также информацию со стикеров на рабочем столе, я записывю в asana в список под названием «Входящие».
Задачи записаны в столбик в произвольном порядке и готовы к следующему этапу — «обработка».
Новые появляющиеся задачи я добавляю в этот список в течение дня.
#Лайфхак
  • Важно что, когда ты выполняешь какую-либо задачу, ты не должен отвлекаться на сообщения в slack и мессенджерах.
  • Поэтому пополняй папку «входящие» только когда закончил работу над текущей задачей. Так ты не будешь испытывать напряжение из-за постоянной смены фокуса.
А теперь пришло время потренироваться и освободить свой мозг от рутины
[ЗАДАНИЕ]
  • Выбери инструмент в котором тебе будет удобно вести единый список задач.
  • Создай свой список «входящее», впиши туда все задачи.
  • Ничего не храни в голове: все текущие дела и задачи вноси в список «входящее».
  • Добавляй новые дела в список несколько раз в день или в течении всего дня, но только после завершения работы над текущей задачей.
РЕЗЮМЕ
ЭТАП 2
Этап 2. Обработка входящей информации
Цели этого этапа:
  • Выкинуть все ненужные дела.
  • Сразу выполнить дела, занимающие < 5 минут.
  • Рассортировать задачи, требующие > 5 минут, по специальным спискам.
  • Делегировать все, что нужно и можно.
  • Декомпозировать все крупные проекты до задач в одно действие.
Используй специальный алгоритм для быстрой обработки входящих задач:
  • Для всей хаотичной информации, полученной на первом этапе, был создан удобный алгоритм упорядоченной обработки — «Дерево решений».

    Сейчас мы пройдемся по всем пунктам в нашем списке «Входящих» и проделаем с каждым из них необходимое действие.

    Этот алгоритм поможет ускорить и отработать до автоматизма процесс принятия решений относительно поступающей информации.
«Дерево решений»:
Эта схема лишь на первый взгляд кажется громоздкой и непонятной, однако всего через пару дней она становится привычной. Ее суть в том, чтобы уменьшить общий список задач «входящие», выполнив что-то сразу или отбросив лишнее, а также — чтобы рассортировать задачи по целевым спискам для дальнейшей работы с ними.
По каждой задаче во «Входящих» нужно задавать вопрос: «Что это за информация?». Как только ты поймешь, что это такое, ты сможешь принять решение: «Что с этим делать?».
Всегда начинай с первой задачи в списке и это не зависит от важности. Двигайся сверху вниз, пока не рассортируешь все.
Как работает «Дерево решений»:
Шаг 1. Задачи, не требующие действий и не несущие пользы — удали
  • Смело избавляйся от информации, которая не кажется тебе важной.
  • Освободи время для дел, действительно стоящих твоего внимания.
Шаг 2. Разовые задачи, которые занимают не более 5 минут — выполни сразу
  • Это все задачи, которые занимают не более 5 минут и выполняются за одно действие. Они не относятся к какому-либо проекту и могут загромождать список дел в списке «входящие».
  • Если ты понимаешь, что данную задачу можно завершить здесь и сейчас, задай себе вопрос: «Это займет меньше пяти минут?» Если твой ответ — да, то просто выполни задачу, вычеркни из списка и больше не думай о ней.
  • Гораздо проще выполнить и забыть, то что не требует много времени, чем стараться удержать это в памяти или списке задач.

    Теперь давай приступим к разбору остальных задач.
Шаг 3. Задачи, которые занимают больше 5 минут — рассортируй по 4 спискам:
  1. следующие действия;
  2. делегирование;
  3. проекты;
  4. может быть/когда-нибудь.
*Нажимай на каждую вкладку, чтобы открыть подробное описание
Список «Следующие действия»
  • В этот список переносим задачи в одно действие, которые мы не можем перепоручить, и которые должны быть выполнены как можно скорее.
  • Такие задачи мы держим в едином пространстве, чтобы в любой момент можно было знать, чем сейчас следует заниматься.
  • Если у нас есть DDL по задачам, указываем их даты выполнения и планируем в календаре.
Список «Делегирование»
  • В этот список переносим задачи в одно действие, которые мы не можем перепоручить, и которые должны быть выполнены как можно скорее.
  • Такие задачи мы держим в едином пространстве, чтобы в любой момент можно было знать, чем сейчас следует заниматься.
  • Если у нас есть DDL по задачам, указываем их даты выполнения и планируем в календаре.
Список «Проекты»
  • В этот список переносим задачи в одно действие, которые мы не можем перепоручить, и которые должны быть выполнены как можно скорее.
  • Такие задачи мы держим в едином пространстве, чтобы в любой момент можно было знать, чем сейчас следует заниматься.
  • Если у нас есть DDL по задачам, указываем их даты выполнения и планируем в календаре.
Список «Может быть / Когда-нибудь»
  • В этот список переносим задачи в одно действие, которые мы не можем перепоручить, и которые должны быть выполнены как можно скорее.
  • Такие задачи мы держим в едином пространстве, чтобы в любой момент можно было знать, чем сейчас следует заниматься.
  • Если у нас есть DDL по задачам, указываем их даты выполнения и планируем в календаре.
  • Итак, мы рассортировали все задачи из списка «Входящие» по алгоритму «Дерево решений».
    Для закрепления материала посмотри небольшой скринкаст, как сделать сортировку задач в asana.