© Skyway, 2022.
Корпоративный университет Skyeng.
Корпоративный университет Skyeng.
- Рустам АйнетдиновDeputy Chief Executive OfficerПривет! Добро пожаловать в курс «Метод GTD: как доводить 100% задач до завершения». Курс посвящен крутому инструменту, который я опробовал на себе и хочу им поделиться.
Он помог мне повысить мою эффективность на 60%.
Не стоит надеяться на свою память. Основа моей продуктивности в том, что я не держу в голове все текущие проблемы и задачи.
В одну единицу времени я решаю только одну задачу, что позволяет мне быть в ней максимально эффективным, не выгорать и получать удовольствие от работы в целом.
В этом мне помогла книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», написанная в 2001 году.
Теперь у тебя есть возможность получить ее краткую выжимку и использовать описанный фрейм, с помощью которого ты сможешь наглядно увидеть свои результаты уже через неделю.
Гарантирую, что ты станешь продуктивнее и спокойнее, а проблема выгорания будет отходить на второй план.
Часто утро руководителя может выглядеть так:
Ты в процессе написания инструкции для своего отдела и в с whatsapp пишет друг с просьбой помочь советом, а в slack приходит сообщение из канала, где требуется твое включение в решение острой проблемы.
А после ответа в slack и другу тебе звонят из фитнес-центра с предложением об акции, еще на почту приходит сообщение из skyeng пополнить баланс уроков.
Кроме этого, звонит хозяйка квартиры и просит оплатить коммуналку, которую она сейчас отправила в мессенджере.
Затем тебе вновь отвечают в slack по первой проблеме, а еще руководитель попросил поделиться фидбэком по прошедшему собеседованию кандидата.
И вот спустя 3 часа работы ты так и не написал инструкцию для команды. Но теперь к тебе в офисе подошла коллега и предложила вместе выпить кофе.
Типичный день, когда почти каждую минуту ты засыпан текущими и новыми задачами, жонглируешь одновременно десятками проектов и процессов.
А после ответа в slack и другу тебе звонят из фитнес-центра с предложением об акции, еще на почту приходит сообщение из skyeng пополнить баланс уроков.
Кроме этого, звонит хозяйка квартиры и просит оплатить коммуналку, которую она сейчас отправила в мессенджере.
Затем тебе вновь отвечают в slack по первой проблеме, а еще руководитель попросил поделиться фидбэком по прошедшему собеседованию кандидата.
И вот спустя 3 часа работы ты так и не написал инструкцию для команды. Но теперь к тебе в офисе подошла коллега и предложила вместе выпить кофе.
Типичный день, когда почти каждую минуту ты засыпан текущими и новыми задачами, жонглируешь одновременно десятками проектов и процессов.
Бывало с тобой такое?
Каждый из нас попадал в такую ситуацию.
Мы берём на себя всё больше дел, они копятся, и уровень стресса растёт. Наше сознание нуждается в пространстве, тогда мы сможем полностью посвятить себя задачам, которые в данный момент необходимо решить.
Нет необходимости держать список дел в голове: создай надёжную и логичную систему учёта и контроля, которая находится за пределами твоей головы. И ты удивишься, как вырастет твоя продуктивность.
В этом курсе ты как раз освоишь методику работы с такими ситуациями.
Нет необходимости держать список дел в голове: создай надёжную и логичную систему учёта и контроля, которая находится за пределами твоей головы. И ты удивишься, как вырастет твоя продуктивность.
В этом курсе ты как раз освоишь методику работы с такими ситуациями.
Супер!
Здорово, что ты редко сталкиваешься с такими кейсами.
Предлагаем тебе пройти этот курс, чтобы познакомиться с методом, который поможет тебе еще значительнее облегчить работу с задачами и повысить свою эффективность.
Предлагаем тебе пройти этот курс, чтобы познакомиться с методом, который поможет тебе еще значительнее облегчить работу с задачами и повысить свою эффективность.
В этом курсе ты:
Цель курса:
Научишься работать с большим потоком входящей информации и доводить 100% задач до завершения!
- Узнаешь, что такое метод GTD и как он тебе поможет быть продуктивнее и спокойнее.
- Узнаешь из каких этапов и действий состоит процесс по методу GTD.
- Узнаешь как использовать GTD в своей повседневной практике.
Успешные кейсы использования GTD от коллег из Skyeng
Карта курса:
10 мин.
Подготовка
рабочего пространства
рабочего пространства
Структура дня по GTD
30 мин.
10 мин.
Как внедрить GTD в свою работу
5 мин.
Что такое Getting Things Done
20 мин.
Итоги обучения
5 мин.
Вводная часть — ты сейчас здесь!
Эксперты и вдохновители:
- Рустам АйнетдиновDeputy Chief Executive Officer
- Дэвид АлленАвтор метода GTD и книги «Как привести дела в порядок»
- Темур ДжурхадзеHR Business Partner — Operations
Ну что, погнали?
Что такое GTD
GTD (Getting Things Done) — это система управления временем и структурирования задач.
Система GTD помогает стать продуктивнее и взять под контроль свою жизнь, избавиться от стресса и сосредоточиться не на запоминании задач, а на их выполнении.
Дэвид Аллен основывает данный подход на такой предпосылке: нашему мозгу сложно удерживать в «оперативной памяти» в один момент времени большое количество различных задач и операций, это тратит его ресурсы зря, и поэтому наша продуктивность сильно снижается.
Эта мысль была подтверждена американским учёным-психологом Джорджем Миллером. В результате экспериментов он выявил закономерность, что единовременно мы можем удерживать в голове не больше семи вещей за раз, а продуктивно работать только с одной, максимум тремя вещами.
Дэвид Аллен основывает данный подход на такой предпосылке: нашему мозгу сложно удерживать в «оперативной памяти» в один момент времени большое количество различных задач и операций, это тратит его ресурсы зря, и поэтому наша продуктивность сильно снижается.
Эта мысль была подтверждена американским учёным-психологом Джорджем Миллером. В результате экспериментов он выявил закономерность, что единовременно мы можем удерживать в голове не больше семи вещей за раз, а продуктивно работать только с одной, максимум тремя вещами.
Стресс снижает когнитивные способности
Мы уже привыкли к постоянному чувству волнения и напряжения из-за больших объемов информации.
В таком состоянии действительно трудно мыслить креативно, создавать, творить, придумывать что-то новое.
Каким же образом метод GTD позволяет снизить стресс и повысить продуктивность? Давай разберемся и начнем с ключевых принципов метода.
В таком состоянии действительно трудно мыслить креативно, создавать, творить, придумывать что-то новое.
Каким же образом метод GTD позволяет снизить стресс и повысить продуктивность? Давай разберемся и начнем с ключевых принципов метода.
В основе GTD лежат
2 ключевых принципа:
2 ключевых принципа:
Принцип 1. Освободить голову
Хранить текущие дела не в голове, а в едином месте для всех входящих задач. На этом принципе базируется весь метод GTD.
Принцип 2. Использовать алгоритмы
Использовать не спонтанное планирование, а продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.
Метод GTD состоит из 4 этапов:
Этап 1. Сбор
входящей информации
входящей информации
Этап 2. Обработка
входящей информации
входящей информации
Этап 3. Выполнение
задач
задач
Этап 4. Обзор
задач
задач
Начни с подготовки
Но перед тем, как мы рассмотрим каждый из этапов GTD подробнее, давай подготовим рабочее пространство и разберем несколько важных примеров, которые сильно упростят твои рабочие будни и позволят проще внедрить метод GTD. Скроль вниз, и мы начинаем!
Организуй свое рабочее пространство
- Идеальное рабочее место — то, где ничего не отвлекает от работы.Всё, что есть у тебя на рабочем столе и рядом, должно способствовать концентрации и помогать работать лучше.
*Переключайся между вкладками, чтобы открыть описание
Главное правило порядка на рабочем столе: не держать на нем то, что никак не помогает работе и засоряет пространство.
Если твой рабочий стол захламлен, начни с чистого листа — просто убери с него всё, кроме критически важных для работы предметов: компьютера, клавиатуры, мыши, телефона. Возьми за правило раз в месяц проводить ревизию и убирать со стола все ненужное.
Приведи ноутбук в порядок — очисти и структурируй свой рабочий стол. Оставь в браузере только 3−5 активных вкладок, это должны быть те задачи, с которыми ты работаешь прямо сейчас.
Обычно мы держать открытыми большое количество вкладок из страха, что можем потерять важную информацию, чтобы этого не произошло закрепляй такие ссылки в «избранных» объединив их по смысловым направлениям.
См. пример —>
См. пример —>
Также тебе поможет последующий разбор этапов GTD, где мы обсудим как работать со всей входящей информации.
Чтобы упростить работу с большим количеством активных каналов и разговоров в Slack, создай и сгруппируй все каналы и диалоги по смысловым направлениям на боковой панели рабочего пространства.
Так тебе не придется бесконечно скролить панель и ты всегда будешь понимать объем входящей информации. Это поможет в приоритезации и значительно ускорит работу. Попробуй сам!
[ЗАДАНИЕ]
- Проверь себя по чек-листу перед тем как идти дальше.
- При необходимости очисти свое рабочее пространство.
Структура дня по GTD
- Давай подробно разберем все этапы метода GTD.Нажимай последовательно на каждый этап и сразу пробуй отрабатывать на практике.
ЭТАП 1
Этап 1. Cбор входящей информации
Цели этого этапа:
- Собрать в одном месте все входящие задачи, с которыми тебе нужно будет работать.
- Освободить свою память от списка дел.
Главный принцип GTD:
Хранить все текущие дела не в голове, а в едином месте для входящих задач.
Это означает, что абсолютно всю входящую информацию: задачи, идеи, проекты, требующие твоего внимания, важно фиксировать и записывать. Так ты освободишь себя от необходимости держать информацию в голове, и тем самым перестанешь испытывать постоянный стресс от того, что ты что-то забыл.
На следующем этапе «Обработка входящей информации» ты сможешь принять взвешенное решение по каждой задаче.
Создай единое место для всей входящей информации
Для фиксации входящих задач используй любые сервисы для планирования задач:
Важно!
Когда ты только начнешь использовать метод GTD, постарайся освободить голову от всей накопившейся информации.
Запиши в специально выделенное место всё, что:
Запиши в специально выделенное место всё, что:
- тебе нужно или хочется сделать,
- занимает твою голову последние несколько дней или недель,
- мешает сосредоточиться или вспоминается в неподходящий момент.
Посмотри пример:
- Все идеи и задачи, которые приходят ко мне в голову, а также информацию со стикеров на рабочем столе, я записывю в asana в список под названием «Входящие».
Задачи записаны в столбик в произвольном порядке и готовы к следующему этапу — «обработка».
Новые появляющиеся задачи я добавляю в этот список в течение дня.
#Лайфхак
- Важно что, когда ты выполняешь какую-либо задачу, ты не должен отвлекаться на сообщения в slack и мессенджерах.
- Поэтому пополняй папку «входящие» только когда закончил работу над текущей задачей. Так ты не будешь испытывать напряжение из-за постоянной смены фокуса.
А теперь пришло время потренироваться и освободить свой мозг от рутины
[ЗАДАНИЕ]
- Выбери инструмент в котором тебе будет удобно вести единый список задач.
- Создай свой список «входящее», впиши туда все задачи.
- Ничего не храни в голове: все текущие дела и задачи вноси в список «входящее».
- Добавляй новые дела в список несколько раз в день или в течении всего дня, но только после завершения работы над текущей задачей.
РЕЗЮМЕ
ЭТАП 2
Этап 2. Обработка входящей информации
Цели этого этапа:
- Выкинуть все ненужные дела.
- Сразу выполнить дела, занимающие < 5 минут.
- Рассортировать задачи, требующие > 5 минут, по специальным спискам.
- Делегировать все, что нужно и можно.
- Декомпозировать все крупные проекты до задач в одно действие.
Используй специальный алгоритм для быстрой обработки входящих задач:
- Для всей хаотичной информации, полученной на первом этапе, был создан удобный алгоритм упорядоченной обработки — «Дерево решений».
Сейчас мы пройдемся по всем пунктам в нашем списке «Входящих» и проделаем с каждым из них необходимое действие.
Этот алгоритм поможет ускорить и отработать до автоматизма процесс принятия решений относительно поступающей информации.
«Дерево решений»:
Эта схема лишь на первый взгляд кажется громоздкой и непонятной, однако всего через пару дней она становится привычной. Ее суть в том, чтобы уменьшить общий список задач «входящие», выполнив что-то сразу или отбросив лишнее, а также — чтобы рассортировать задачи по целевым спискам для дальнейшей работы с ними.
По каждой задаче во «Входящих» нужно задавать вопрос: «Что это за информация?». Как только ты поймешь, что это такое, ты сможешь принять решение: «Что с этим делать?».
Всегда начинай с первой задачи в списке и это не зависит от важности. Двигайся сверху вниз, пока не рассортируешь все.
Как работает «Дерево решений»:
Шаг 1. Задачи, не требующие действий и не несущие пользы — удали
- Смело избавляйся от информации, которая не кажется тебе важной.
- Освободи время для дел, действительно стоящих твоего внимания.
Шаг 2. Разовые задачи, которые занимают не более 5 минут — выполни сразу
- Это все задачи, которые занимают не более 5 минут и выполняются за одно действие. Они не относятся к какому-либо проекту и могут загромождать список дел в списке «входящие».
- Если ты понимаешь, что данную задачу можно завершить здесь и сейчас, задай себе вопрос: «Это займет меньше пяти минут?» Если твой ответ — да, то просто выполни задачу, вычеркни из списка и больше не думай о ней.
- Гораздо проще выполнить и забыть, то что не требует много времени, чем стараться удержать это в памяти или списке задач.
Теперь давай приступим к разбору остальных задач.
Шаг 3. Задачи, которые занимают больше 5 минут — рассортируй по 4 спискам:
- следующие действия;
- делегирование;
- проекты;
- может быть/когда-нибудь.
*Нажимай на каждую вкладку, чтобы открыть подробное описание
Список «Следующие действия»
- В этот список переносим задачи в одно действие, которые мы не можем перепоручить, и которые должны быть выполнены как можно скорее.
- Такие задачи мы держим в едином пространстве, чтобы в любой момент можно было знать, чем сейчас следует заниматься.
- Если у нас есть DDL по задачам, указываем их даты выполнения и планируем в календаре.
Сюда попадут такие задачи как:
- «Почта, отправить подписанные документы»;
- «Отправить почтовый адрес офиса»;
- «Распечатать контракт, 2 акта и счет».
Список «Делегирование»
- В этот список переносим задачи в одно действие, которые мы не можем перепоручить, и которые должны быть выполнены как можно скорее.
- Такие задачи мы держим в едином пространстве, чтобы в любой момент можно было знать, чем сейчас следует заниматься.
- Если у нас есть DDL по задачам, указываем их даты выполнения и планируем в календаре.
Сюда попадут такие задачи как:
- «Почта, отправить подписанные документы»;
- «Отправить почтовый адрес офиса»;
- «Распечатать контракт, 2 акта и счет».
Список «Проекты»
- В этот список переносим задачи в одно действие, которые мы не можем перепоручить, и которые должны быть выполнены как можно скорее.
- Такие задачи мы держим в едином пространстве, чтобы в любой момент можно было знать, чем сейчас следует заниматься.
- Если у нас есть DDL по задачам, указываем их даты выполнения и планируем в календаре.
Сюда попадут такие задачи как:
- «Почта, отправить подписанные документы»;
- «Отправить почтовый адрес офиса»;
- «Распечатать контракт, 2 акта и счет».
Список «Может быть / Когда-нибудь»
- В этот список переносим задачи в одно действие, которые мы не можем перепоручить, и которые должны быть выполнены как можно скорее.
- Такие задачи мы держим в едином пространстве, чтобы в любой момент можно было знать, чем сейчас следует заниматься.
- Если у нас есть DDL по задачам, указываем их даты выполнения и планируем в календаре.
Сюда попадут такие задачи как:
- «Почта, отправить подписанные документы»;
- «Отправить почтовый адрес офиса»;
- «Распечатать контракт, 2 акта и счет».
Что можно делегировать:
- Делегировать — значит перепоручить задачу для выполнения кому-то другому, но оставить за собой контроль и ответственность за его выполнение.
- Это могут быть задачи, которые входят в зону ответственности твоего сотрудника/коллеги, с которыми он сможет справиться в силу своей квалификации.
- Например, мы можем делегировать своему коллеге, работающему над тем же проектом, задачу «написать отчет отдела за месяц», а также же попросить офис менеджера взять на себя задачу «забронировать конференц-зал для встречи с бизнес партнерами».
Примеры задач из списка «Следующие действия»
- организовать встречу с проектной командой;
- проверить данные в отчете и вычислить ошибки;
- подготовиться к встрече F2F с сотрудником;
- заполнить зарплатную ведомость.
Примеры задач из списка «Проекты»
- организовать стратегическую сессию;
- подготовить презентацию;
- адаптировать нового сотрудника.
Примеры задач из списка «Может быть/когда-нибудь»
- записаться на курсы рисования;
- организовать путешествие по Байкалу;
- прочитать какую-нибудь книгу.
- Итак, мы рассортировали все задачи из списка «Входящие» по алгоритму «Дерево решений».
Для закрепления материала посмотри небольшой скринкаст, как сделать сортировку задач в asana.
Как сделать сортировку задач в asana
скринкаст 1 мин.
Важно!
- Алгоритм «Дерево решений» — это один из вариантов, как может быть организован процесс сортировки входящих задач. Ты можешь придумать другие списки. Например, часто используют такие варианты как: «сделать сегодня», «сделать на этой неделе», «развитие» и т. д.
- Экспериментируй и найди для себя самый оптимальный вариант списков, ключевое — не держи задачи в голове, фиксируй их, а дальше сортируй по нужным спискам.
А теперь пришло время рассортировать все свои входящие задачи
[ЗАДАНИЕ]
- Задачи, не требующие действий и не несущие пользы — удали из своего списка входящее.
- Сразу реши задачи, которые занимают меньше 5 минут.
- Оставшиеся задачи рассортируй по спискам, используя алгоритм «Дерево решений».
- Используй дерево решений для сортировки задач или придумай свой алгоритм сортировки.
- Пройдитесь по всем пунктам в твоем списке «Входящих» и проделай с каждой задачей необходимое действие.
РЕЗЮМЕ
ЭТАП 3
Этап 3. Выполнение задач
- Выполнить задачи с ближайшим сроком из списков «проекты» и «следующие действия».
Сразу приступай к выполнению
Все, что тебе остается — это выполнять задачу за задачей, ведь у тебя уже есть подготовленный план! Уточнения, даты, сроки работают тебе в помощь.
Предыдущие действия по сбору, обработке и сортировке всех текущих и запланированных на будущее задач были проделаны как раз для того, чтобы теперь тебе было проще приступить к их выполнению.
Теперь тебе не нужно снова вспоминать детали, которые со временем могли быть утеряны, ведь ты вовремя позаботился об этом еще на этапе «Обработка входящей информации».
Предыдущие действия по сбору, обработке и сортировке всех текущих и запланированных на будущее задач были проделаны как раз для того, чтобы теперь тебе было проще приступить к их выполнению.
Теперь тебе не нужно снова вспоминать детали, которые со временем могли быть утеряны, ведь ты вовремя позаботился об этом еще на этапе «Обработка входящей информации».
Ну, что пришло время выполнить свои задачи
[ЗАДАНИЕ]
- После завершения курса открой список «Следующие действия» и выполни ближайшие, запланированные в календаре задачи.
ЭТАП 4
Этап 4. Обзор задач
- Поддерживать списки задач в актуальном, рабочем состоянии.
- Своевременно обрабатывать и сортировать новые задачи.
Чтобы система эффективно работала, списки задач нужно регулярно актуализировать
Все, что потенциально должно быть сделано, должно просматриваться с некоторой регулярностью для того, чтобы освободить свой мозг от необходимости запоминания и напоминания. Для эффективного решения задач необходимо просматривать список регулярно, так часто как это требуется: пересматривать, очищать, дополнять.
При необходимости переноси информацию из одной папки в другую, например из списка «Когда-нибудь» ты перенесешь задачу «Путешествие по Байкалу» в список «Следующие действия», так как твой отпуск совсем скоро.
При необходимости переноси информацию из одной папки в другую, например из списка «Когда-нибудь» ты перенесешь задачу «Путешествие по Байкалу» в список «Следующие действия», так как твой отпуск совсем скоро.
Сделай обзор задач своей полезной ежедневной привычкой
Перед стартом
рабочего дня
рабочего дня
В течение
рабочего дня
рабочего дня
В конце
рабочего дня
рабочего дня
Удобнее всего ввести обзор в свою рутину: в конце рабочего дня, в качестве подготовки к новому дню или как утренний ритуал, настраивая себя на предстоящий день или несколько раз в течение дня.
Пренебрегая этим пунктом вы рискуете накопить новые задачи и дела, потерять всякую мотивацию и как следствие нарушить работу всей системы.
Теперь пришло время проверить новые задачи
[ЗАДАНИЕ]
- Посмотри, какие задачи тебе прилетели в течение дня — перенеси их во «Входящие».
- Обработай и рассортируй их, используя алгоритм Этапа 2.
Задача GTD — дать тебе необходимую степень свободы, чтобы ты мог чувствовать себя «здесь и сейчас», когда занимаешься делами. Поэтому регулярно проверяй и обрабатывай новые задачи, не копи их.
РЕЗЮМЕ
Как внедрить GTD в свою работу
- Ниже тебе в помощь чек-лист и несколько рекомендаций по внедрению GTD в свою ежедневную практику.
Скачай чек-лист GTD и иди по нему
Ежедневно практикуйся
Ежедневно используй методику GTD в течение 2-ух недель без перерыва.
После этого привычка сформируется и метод GTD станет твоей полезной рутиной.
После этого привычка сформируется и метод GTD станет твоей полезной рутиной.
Возвращайся к материалам, если что-то непонятно, или возник спорный момент
Материалы курса будут доступны тебе без ограничений в любое время.
Расширяй и углубляй знания в этой теме
Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен.
Теперь шаг за тобой!
- Давай убедимся, что тебе удалось хорошо разобраться в методе GTD и ты готов внедрить его в работу.
[тест-самопроверка] А ты готов к использованию метода GTD?
| Начать |
Какие ключевые принципы лежат в основе метода GTD?
| Далее |
| Далее |
| Посмотреть результат |
Как правильно подготовиться к внедрению метода GTD?
| Далее |
| Далее |
| Посмотреть результат |
Определи ключевое действия для Этапа 1. Сбор входящей информации
| Далее |
| Далее |
| Посмотреть результат |
Определи ключевые действия для Этапа 2. Обработка входящей информации
| Далее |
| Далее |
| Посмотреть результат |
Определи ключевые действия для работы с проектами:
| Далее |
| Далее |
| Посмотреть результат |
Кажется, тебе не во всем удалось разобраться на 100%.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Кажется, тебе не во всем удалось разобраться на 100%.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Кажется, тебе не во всем удалось разобраться на 100%.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Кажется, тебе не во всем удалось разобраться на 100%.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Ты отлично поработал, разобрался на 100% в материале курса! Смело иди дальше.
Заключение:
- Использование GTD метода на практике, поможет тебе найти простой способ совмещать организацию текущих дел и планирование долгосрочных проектов.
- Этот метод позволит обрести спокойствие и снизить стресс, за счет того, что вся необходимая для выполнения и запоминания информация будет находиться в одной структурированной системе.
- Если остались вопросы по методике и процессу GTD — пиши мне @Temur Dzhurkhadze, и я тебе с радостью помогу.
Обратная связь по курсу
Нам очень важно понимать, насколько то, что мы создаем, полезно для тебя и твоей работы. Поэтому ответь, пожалуйста, на несколько вопросов. Это займет 2 минуты.
Теперь тебя ждет итоговый тест по курсу — он поможет закрепить новый материал, запомнить важные детали и отследить свой прогресс. Не пропусти! Удачи!
© Skyway, 2022
Корпоративный университет Skyeng
Корпоративный университет Skyeng