• Кира Токарева
    Corporate Legal Lead
    Привет!
    В этом уроке мы подробно посмотрим, как выглядит процесс создания и согласования договора в Тезисе, и потренируемся заполнять карточку договора и дополнительного соглашения.

    Давай вспомним, что такое Тезис?
[мини-тест]
Что такое Тезис?
Начать
Что такое Тезис?
Далее
Далее
Посмотреть результат
Тезис — это наша корпоративная система электронного документооборота. Она помогает создавать и согласовывать договоры и другие документы, отслеживать статусы согласования/движения договора, вести коммуникацию, вносить правки и пр.
Тезис — это наша корпоративная система электронного документооборота. Она помогает создавать и согласовывать договоры и другие документы, отслеживать статусы согласования/движения договора, вести коммуникацию, вносить правки и пр.
Тезис — это наша корпоративная система электронного документооборота. Она помогает создавать и согласовывать договоры и другие документы, отслеживать статусы согласования/движения договора, вести коммуникацию, вносить правки и пр.
Тезис — это наша корпоративная система электронного документооборота. Она помогает создавать и согласовывать договоры и другие документы, отслеживать статусы согласования/движения договора, вести коммуникацию, вносить правки и пр.
Тезис — это наша корпоративная система электронного документооборота. Она помогает создавать и согласовывать договоры и другие документы, отслеживать статусы согласования/движения договора, вести коммуникацию, вносить правки и пр.
Тезис — это наша корпоративная система электронного документооборота. Она помогает создавать и согласовывать договоры и другие документы, отслеживать статусы согласования/движения договора, вести коммуникацию, вносить правки и пр.
В этом уроке ты:
  • Узнаешь, где взять шаблоны типовых договоров и что делать, если у тебя нетиповая история и подходящего шаблона нет.
  • Научишься заполнить карточку договора и дополнительного соглашения в Тезисе.
  • Поймешь, что представляет из себя процесс согласования договора в Тезисе и научишься его запускать.
  • Узнаешь частые причины возврата договора/отказа в согласовании и как их обойти.
  • Научишься отслеживать статус договора на маршруте согласования.
  • Узнаешь, как подписать согласованный договор, и поймешь нашу специфику в этом процессе.
Как создать договор
  • В этом курсе мы рассказываем тебе только о согласовании договоров.

    Если тебе нужно согласовать другой документ, например, письмо или приказ или поставить задачу юристам, то переходи к другому курсу —>.
Мы сделали для тебя тестовую учетку, чтобы ты мог сразу практиковаться в безопасной среде
  • Ссылка на Тезис: tezis.skyeng.link
  • Тестовый логин: skywaybyskyeng@gmail.com
  • Пароль: mPn43&aG%ak50
Если у тебя еще не установлен Тезис, вернись в первый урок и посмотри инструкцию, как это сделать.
У тебя есть еще один помощник — slack-бот @tezis:
Бот подключится автоматически после регистрации в Тезис.
Пользуйся им, если тебе нужно:
  • создать нового контрагента,
  • посмотреть несогласованные документы,
  • напомнить о сроках согласования,
  • использовать другие дополнительные возможности Тезиса.
Шаг 1. Открой маршрут договорного процесса
Чтобы создать договор в «Тезис», нужно на стартовой странице системы нажать кнопку «Создать договор» — откроется маршрут договорного процесса.
Шаг 2: Выбери подходящий шаблон договора
  • Сначала тебе нужно выбрать подходящий шаблон договора из «Регламента» в Confluence, а затем вернуться назад в Тезис. Давай посмотрим, как это сделать.

Мы используем готовые шаблоны договоров
Шаблоны типовых договоров ты можешь посмотреть в «Регламенте согласования и подписания договоров» —> раздел «Шаблоны договоров» и выбрать нужный.

На основе шаблона формируется итоговая версия договора, т. е. вносятся реквизиты сторон договора и условия сотрудничества.

Если наш шаблон договора по какой-то причине не устраивает контрагента, то можно у него запросить шаблон и использовать его.
Если готового шаблона нет
Если у контрагента нет своего типового договора, а наш шаблон из Регламента по каким-то причинам ему не подходит, в этом случае закажи разработку нового шаблона договора у Юристов.

Срок составления шаблона: 7 рабочих дней (может быть увеличен до 8−9 дней, если привлекаются доп. участники).

С новым шаблоном ты будешь работать точно также, к с типовым — его нужно будет отправить на согласование со всеми участниками договорного процесса.
Обрати внимание!
  • Если тебе нужно внести небольшие правки в шаблон договора, то для этого НЕ нужно ставить задачу юристам на создание нового шаблона.
  • Просто в карточке договора укажи дополнительные условия и юрист их внесет в договор.
Шаг 3: Заполни карточку договора
  • Теперь давай вместе заполним карточку договора в Тезисе на примере расходного договора.

    Рекомендуем тебе открыть тестовый доступ и
    вместе с видео попробовать выполнить все, что увидишь.

Как заполнить карточку договора в Тезис
скринкаст 4 мин.
Важно!
От качества заполнения карточки договора будет зависеть скорость согласования договора и количество доработок.

Под качеством мы понимаем: полноту и корректность информации по контрагенту.
Как заполнить карточку доп.соглашения/ соглашения
о расторжении
в Тезис
скринкаст 3,5 мин.
По техническим проблемам с Тезис
Если у тебя возникнут технические проблемы с СЭД «Тезис», пиши команде поддержки в канал #tezis_helpdesk.
Попробуй прямо сейчас:
[ЗАДАНИЕ]
  • Открой Тезис и войди в тестовую учетку.
  • Выбери маршрут «Создать договор».
  • Заполни карточку договора согласно примеру в видео.
  • Если все прошло успешно, заполни карточку доп.соглашения.
Тестовый доступ в Тезис
Логин: skywaybyskyeng@gmail.com
Пароль: mPn43&aG%ak50
Как согласовать договор
Cогласование договора — это обмен документами в СЭД «Тезис»
  • Обмен документами осуществляется внутри Тезиса с участники процесса согласования.
  • Каждый участник смотрит договор и либо согласует его, либо возвращает назад на доработку.
  • Напомним, что стандартный SLA согласования — 6 дней.
Маршрут согласования :
Инициатор — это ты
Держатель бюджета
(нужен только для расходного договора)
Бухгалтер
Юрист
Перед отправкой договора на согласование обязательно проверь:
  • Вся ли информация внесена в карточке на вкладке «Детали».
  • Все ли файлы добавлены на вкладке «Вложения».
Далее приступай к запуску маршрута согласования:
Как отправить договор на согласование
скринкаст 1 мин.
Возврат на доработку:
  • Каждый участник процесса может на своем этапе отказать в согласовании и вернуть договор тебе на доработку.

    Давай разберемся, в каких случаях это бывает.

Кейс 1. Не вся информация собрана по контрагенту
  • В этом случае тебе, как инициатору договора, нужно дособрать отсутствующую информацию по контрагенту.
Кейс 2. Были внесены правки в договор со стороны юриста/бухгалтера
  • В этом случае тебе нужно согласовать с контрагентом правки, которые были внесены юристом/бухгалтером в содержание договора — т. е. согласовать новую версию договора или получить обратную связь и новые правки от контрагента по этой новой версии.
Каждое изменение — это новая версия договора:
После того как инициатор, юрист, бухгалтер или контрагент внесли правки в договор, в Тезис загружается новая версия и согласование ведется по новой версии договора.
В системе сохраняется столько версий договора, сколько раз он будет корректироваться.
Финальная версия договора — это чистовая, когда все исправления внесены, согласованы и договор готов к подписанию.
Для согласования договора тебе обязательно понадобится программа Microsoft Word
  • Участники договорного процесса вносят правки прямо в сам договор в формате Word в режиме рецензирования — т. е. все правки по содержанию от юриста или бухгалтера ты сможешь увидеть внутри файла договора.
  • Правки в текст договора с твоей стороны или от контрагента также нужно вносить в файл.
  • Если у тебя нет возможности использовать Word, можешь делегировать согласование административным ассистентам в канале #tezis-assist-help.
Если вносились изменения — значит нужно повторное согласование:
После того, как ты сделаешь все необходимые доработки по договору, важно его повторно отправить на согласование. Для этого нажми кнопку «Согласование».
Частые причины возврата договора/отказа в согласовании:
Нет доверенности
на представителя контрагента
Нужно запросить скан доверенности у представителя контрагента.
В доверенности контрагента не хватает полномочий для заключения договора
Нужно запросить у представителя контрагента скан новой доверенности с расширенными полномочиями, которых будет достаточно для заключения договора.
Наша компания не может объективно принять какие-то условия договора
Нужно внести правки с нашей стороны, скорректировать текст договора с учетом допустимых для нас условий.
Нестандартный договор, содержит рисковые положения и нет согласования от топов
Нужно получить дополнительное соглашение от наших топ-менеджеров, либо исключить рисковые положения из договора.
Отсутствует порядок обмена бухгалтерскими документами, перечень отчетных документов, статус НДС
Нужно уточнить отсутствующую информацию у контрагента и добавить ее в карточку договора.
Важно!
  • Важно не подстраиваться под контрагента, а отстаивать наши интересы в договоре.
  • Невыгодный для компании договор заключать не нужно.
Как отследить статус договора:
  • Статус договора удобно отслеживать:
    • с помощью Slack-бота @tezis
    • или напрямую в СЭД Тезис.
    Давай подробно посмотрим как это сделать.
Все уведомления о том, как договор идет по маршруту согласования будут автоматически падать тебе в slack через бота.
Также ты можешь самостоятельно отслеживать историю изменений в «журнале действий» в Тезисе.
Напоминаем, что актуальные сроки согласования каждым участником процесса хранятся в «Регламенте согласования и подписания договора» —> в разделе «Сроки и этапы согласования договора/дополнительного соглашения».
Как подписать договор
  • Обеспечивает подписание договора документовед Skyeng.
    Чтобы договор имел юридическую силу, он должен быть подписан с двух сторон: юридическое лицо Skyeng и контрагент.
Подпись с нашей стороны
Подпись со стороны контрагента
+
=
Договор вступает в юридическую силу
Важно!
Направлять договор на подписание можно только после того, как контрагент согласовал финальную версию документа.
Наша специфика:
С нашей стороны мы подписываем договор преимущественно по доверенности
  • Генеральный директор может подписать договор в строго определенный день — это долго и накладывает ограничения.
  • Поэтому документовед выбирает уполномоченное лицо, которое может подписать по доверенности в максимально короткие сроки.
Обрати внимание!
  • До подписания неизвестно, кто фактически будет подписывать договор с нашей стороны. Поэтому юрист по умолчанию указывает в преамбуле договора генерального директора.
  • Но, когда ты будешь заполнять карточку договора, обязательно укажи, что договор будет подписывать сотрудник по доверенности. Дальше документовед самостоятельно выберет нужного подписанта.
Способы подписания договора:
  • В нашей компании есть два способа подписания договора:
    • электронный;
    • бумажный.
    Электронное подписание документов — предпочтительный для нас способ, т.к. это быстро, экономично, современно и в духе Skyeng!!!
*Нажми на название, чтобы открыть описание
Подписание в электронном виде
  • В электронном виде договор подписывается посредством электронной подписи.
  • Электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как «бумажная» подпись, т. е. договор не нуждается в бумажном подписании.
  • Чтобы направить согласованный договор на подписание в электронном виде, выбери в карточке документа «Способ подписания = ЭЦП» и дальше действуй согласно инструкции.
Три варианта подписания договора в электронном виде:
Подписание в бумажном виде
  • В бумажном виде договор подписывается через курьера.
  • Для нас это менее предпочтительный способ, т.к. долго и дорого.
  • Чтобы направить согласованный договор на подписание в бумажном виде, выбери в карточке документа «Способ подписания = Бумажный договор» и дальше действуй согласно инструкции.
  • После подписания со стороны Skyeng не забудь создать задачу на отправку документов.
Посмотри видео, как подписать бумажный договор и отправить документы контрагенту:
Финальная версия подписанного документа обеими сторонами будет храниться в карточке договора.
Подведем итоги урока
[тест-самопроверка]
Отметь свои результаты к концу урока
Начать
Как создать договор в Тезис?
Далее
Далее
Посмотреть результат
Ты понимаешь, что выбранный тобой шаблон договора подходит не полностью и нужно внести небольшие правки.
Как ты поступишь?
Далее
Далее
Посмотреть результат
В каких случаях договор на этапе согласования может вернуться к тебе на доработку?
Далее
Далее
Посмотреть результат
На этапе согласования в содержание договора были внесены изменения юристом. Как ты увидишь эти изменения и что будешь делать дальше?
Далее
Далее
Посмотреть результат
Какая дополнительная программа тебе будет обязательно нужна, чтобы видеть правки в содержании договора, которые вносит юрист или бухгалтер на этапе согласования?
Далее
Далее
Посмотреть результат
Как отследить статус договора?
Далее
Далее
Посмотреть результат
Кто обеспечивает подписание договора?
Далее
Далее
Посмотреть результат
Кто с нашей стороны преимущественно подписывает договор?
Далее
Далее
Посмотреть результат
Какой легитимный способ подписания договора приоритетен в Skyeng?
Далее
Далее
Посмотреть результат
Кажется, тебе не во всем удалось разобраться на 100%.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Кажется, тебе не во всем удалось разобраться на 100%.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Кажется, тебе не во всем удалось разобраться на 100%.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Кажется, тебе не во всем удалось разобраться на 100%.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Кажется, тебе не во всем удалось разобраться на 100%.
Рекомендуем еще раз повторить материал этого урока, прежде чем идти дальше.
Ты отлично поработал, разобрался на 100% в материале урока! Смело иди дальше.
Что важно запомнить:
Как создать договор
  • Сначала выбираем подходящий шаблон договора из «Регламента согласования и подписания договора», затем заполняем карточку договора в Тезисе.
  • Если у тебя нетиповая история и подходящего шаблона нет ни в Регламенте ни у контрагента, тогда нужно обратиться за помощью к нашим юристам.
  • Если тебе нужно внести небольшие правки в шаблон договора, то для этого НЕ нужно ставить задачу юристам на создание нового шаблона, достаточно указать в карточку дополнительные условия.
Как согласовать договор
  • Cогласование договора в Тезис — это обмен документами с участниками процесса.
  • Существует два сценария отказа в согласовании и возврате на доработку. Первый — указана неполная информация по контрагенту, второй — в содержание договора вносятся правки со стороны юриста/бухгалтера.
  • Каждое изменение — это новая версия договора. Если вносились изменения — значит нужно повторное согласование.
Как подписать договор
  • Обеспечивает подписание договора документовед.
  • Чтобы договор имел юридическую силу, он должен быть подписан с двух сторон: юр. лицо Skyeng и контрагент.
  • С нашей стороны мы подписываем договор преимущественно по доверенности.
  • В Skyeng используются два законных способа подписания договора — электронный с помощью электронно-цифровой подписи и бумажный. Но электронный способ для нас предпочтительнее.
Как решить технические проблемы
  • Если у тебя возникнут технические проблемы с СЭД «Тезис», пиши команде поддержки в канал #tezis_helpdesk.
Пора подводить итоги. Переходи итоговому тесту и завершающему уроку. Удачи!
© Skyway, 2022
Корпоративный университет Skyeng